Acciones de los directivos para motivar (4): comunicación


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Entre las Acciones de los directivos para motivar se encuentran:

  • el reconocimiento

  • la disciplina motivadora

  • la comunicación

  • la delegación

  • una capacitación continua

  • el trabajo en equipo

Hasta ahora, y dentro de esta serie, he hablado de El Reconocimiento.  Nos hemos preguntado sobre cada una de las acciones que habíamos tenido en cuenta en Acciones de los directivos para motivar (2); he tratado la Disciplina motivadora; y ahora nos centraremos en la Comunicación.

Los trabajadores tienen que recibir constantemente la comunicación necesaria de todo lo que acontece en la organización, sea bueno o malo. De esta manera se sentirán dentro de la organización, tendrán sentimiento de pertenencia. Por tanto, hemos de mantenerles informados .

La comunicación entre los miembros de una organización es muy compleja; es más que hacer simples comentarios y escucharlos. A pesar de las buenas intenciones, encontramos muchos obstáculos para comunicarnos con otros eficazmente. 

Es importante mantenerlos informados en lo que se refiere a:

· Las normas personales.
· La información necesaria para que realicen su trabajo.
· Lo que esperamos de ellos y cómo mediremos su desempeño.
· Los resultados de las actividades.
· Las estrategias y planes de futuro de la empresa y las decisiones importantes que se toman.

Obstáculos:

Éstos pueden ser debidos a un propósito poco claro, mensajes truncados, barreras (diferencias culturales, lenguaje, etc.) y poca o nula retroalimentación. A menudo enviamos un mensaje y damos por hecho que se recibió y comprendió, de acuerdo con nuestra intención.

Si el propósito de la comunicación es lograr un entendimiento mutuo, éste no puede alcanzarse con mensajes en un solo sentido. 

Recomendaciones:

Para optimizar los procesos de comunicación en la empresa, hemos de plantearnos determinadas cuestiones. Tras la reflexión de éstas, estaremos en disposición de planificar acciones de mejora.

Cuestiones:

  • ¿Por qué los trabajadores no nos escuchan?

  • ¿Por qué a menudo malinterpretan los mensajes que a nuestro juicio están perfectamente claros?

  • ¿Cómo puedo evitar o reducir la incomprensión?

  • ¿Cómo puedo saber lo que piensan de mí y de mis ideas?

  • ¿Qué causa que la comunicación se interrumpa en la organización?

  • ¿Qué hacer?

Podemos mejorar enormemente la comunicación en el trabajo si recordamos los siguientes pasos:

1. Determinar el propósito real del mensaje

2. Decidir la mejor forma de comunicación (canal)

3. Considerar la percepción de los trabajadores

4. Propiciar un ambiente receptivo para la comunicación

5. Obtener retroalimentación para asegurarnos el entendimiento mutuo

6. Reforzar y recompensar la buena comprensión

1. Determinar el propósito real del mensaje

Se trata de asegurarnos de cuál es el objetivo de lo que queremos comunicar.

 

2. Decidir la mejor forma de comunicación (canal)

En esta fase, optamos entre comunicación verbal o escrita; si es verbal, debe estar respaldada por la escrita. Además, elegimos si hacerlo en público o en privado y cuál es el mejor momento para ello (evitando por ejemplo, las horas descanso).

3. Considerar la percepción de los trabajadores

Nos referimos a preparar la forma y estilo de acercarnos al trabajador de acuerdo con las necesidades de éste. Por ejemplo, algunas personas son más lentas que otras en comprender un punto de vista. Para ello, tendremos que dejarles hablar, escuchar activamente sus preocupaciones, sugerencias y comentarios, y mostrar que le comprendemos.

4. Propiciar un ambiente receptivo para la comunicación

Las personas asimilan mejor la información si están interesadas. Para aumentar el interés hemos de hacer preguntas haciendo que el trabajador participe y muestre sus opiniones. Es mejor escuchar antes que hablar y evaluar.

 

5. Obtener retroalimentación para asegurarnos el entendimiento mutuo

Para descubrir cómo se ha recibido el mensaje, podemos hacer preguntas y, resumir y aclarar las informaciones que recibimos para asegurar el entendimiento. A su vez, esta retroalimentación ayudará en comunicaciones posteriores.

 

6. Reforzar y recompensar la buena comprensión

Esta última fase implica estimular de manera positiva determinada conducta, agradecerle su escucha y participación en el proceso, con la finalidad de que aumente su probabilidad de ocurrencia.

 

 

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